Como informatizar minha empresa?

Esta questão é pauta em quase toda minha vida profissional, muitas técnicas apareceram nesses 35 anos, mas o que realmente mudou para melhor foi o conhecimento dos contratantes de produtos de informática, pois hoje é muito mais claro o que esperam da tecnologia, pensam de forma mais lógica e com encadeamento prioritário, melhorando muito a vida de qualquer analista de sistemas. Informatizar, nada mais é que repensar os processos da empresa, ordená-los priorizando cada processo levando em conta a cultura da empresa, pois o destaque e respeito a cultura da empresa que definirá o sucesso ou não da informatização. Foram desenvolvidas várias técnicas para ajudar a desenvolver soluções em sistemas, mas uma situação não mudou, a afinidade do Analista com o ramo de atividade da empresa. Muitos profissionais da área irão me crucificar, dizendo que o processo de informatização é independente da afinidade com o ramo de atividade da empresa contratante, mas vi muitos projetos naufragarem justamente por causa da falta de afinidade com o ramo de atividade do cliente. Quando a empresa percebe que seu sistema informatizado não atende, que seu ERP, suas planilhas e o emaranhado de retalhos não estão resultando em melhoria no processo é a hora de contactar um profissional da área de informática, o analista de sistemas.

Este deverá visitar a empresa duas ou três vezes para, em reunião, definir o principal objetivo, procurar captar o que incomoda a empresa e principalmente quais resultados práticos pretende atingir com este processo de informatização. Estas reuniões serão fundamentais para o analista trilhar o processo de desenvolvimento e criar afinidade com os administradores da empresa, pois todas as vezes que o processo de desenvolvimento tenha algum gargalo o analista terá uma linha direta com os gestores. Após definir claramente as expectativas dos gestores, inicia-se a série de reuniões dos setores, definindo claramente todas as etapas de cada setor e os parâmetros almejados com a informatização. Quanto mais claro for estes parâmetros maior sucesso teremos para mensurar a eficácia da informatização.
Efetivadas as reuniões com os principais setores, será efetuado um projeto não funcional do funcionamento básico do sistema, esta maquete será apresentada para a gestão assim como o cronograma estimado para implantação de cada módulo. Pois o sistema será desenvolvido e implantado por módulos, aderindo ao dia a dia da empresa sem causar traumas ou grandes revoluções. Neste momento da apresentação da maquete o analista irá apresentar as necessidades de hardware ou serviços externos que deverão ser contratados ou comprados durante a implantação.

O analista deve ficar atento às armadilhas, que neste momento, poderão influenciar o sucesso do
sistema, deverá considerar os setores com maior influência na gestão, levar em consideração as pessoas mais influentes e os setores mais importantes da informatização (geradores de dados ou informações para outros setores) bem como animosidades entre gestores e setores e entre setores e setores, para que não haja desgaste desnecessário. Identificando claramente quem é quem em todo processo, deverá priorizar os que irão impactar mais na automatização não só pelo lado técnico, deverá levar em consideração todas as faces técnicas e humanas da empresa.
Com o inicio do desenvolvimento, temos outra armadilha que a equipe deverá ficar atenta, a do “já que”, ou seja, como estamos fazendo isso podemos fazer mais este pouquinho ou mudar apenas esta tela ou acrescentar apenas mais este campo, este será o começo do fracasso, não se deve modificar o projeto em execução, as modificações ou “melhorias” deverão ser discutidas fora do desenvolvimento e uma vez aprovada deverá ser gerado um relatório claro sobre os impactos tanto no desenvolvimento quanto no cronograma de entrega e consequente mudança no custo de desenvolvimento e implantação.

Uma dica que posso dar para que o analista ou os gestores não esqueçam alguma coisa é começar pelos
relatórios, ou seja, quais informações você tem ou queria ter na palma de sua mão, com esta idéia de relatórios fica muito mais claro as necessidade que o sistema precisa resolver para gerar este relatório. Pois às vezes parece para o usuário uma coisa trivial, mas o analista irá verificar quais dados precisará para gerar determinada informação. Outra dica, é a frequência em que se implanta módulos na empresa, deve ser regular ao máximo e deve ser comunicado à todos da empresa (salvo módulos sigilosos), esta regularidade irá causar conforto em todos os envolvidos, sabendo que as coisas estão organizadas e seguindo um processo claro e harmônico.Acredito que todos poderão ter uma ideia clara do processo de informatização e poderão acompanhar com mais propriedade a solução, através da informática, dos seus problemas. Um abraço,

Maurício Medeiros Silva
Eng de Produção, Segurança e
Analista de Sistemas.
35 anos, um dinossauro da
Informática
Mauricio@taticon.com.br